TRAŽIŠ? NAĐI.

Kako učinkovitije voditi sastanke?

ČLANCI
6.4.2017. 9:07:54

Kako učinkovitije voditi sastanke?
Sastanci su kompleksno područje djelovanja i mogu se činiti učinkovitijima pomoću brojnih elemenata unapređenja. Istovremeno treba djelovati na najviše tri elementa unapređenja sastanaka. 

1. Definirati vrijeme trajanja sastanka i apsolutno to poštivati.
 
Nema ni jedan objektivan razlog da sastanak traje duže od 30 minuta. Ako je moguće, neka bude i kraći (ali se mora unaprijed točno definirati koliko traje).
Obvezno koristiti brojač na mobitelu za mjerenje trajanja sastanka. Kada se oglasi alarm, sastanak se automatski prekida. Ništa se strašno neće dogoditi ako se sastanak prekine - naprotiv svi će se u okviru planiranog vremena koncentrirati i postepeno se disciplinirati od upadanja, iznošenja nevažnih i poznatih stvari, skretanja s teme, inaćenja, pokazivanje isprazne dominacije, …

2. Obvezna priprema sudionika za sastanak
 
Sudionik sastanka koji ima obvezu dati informaciju u okviru svoje nadležnosti i ovlaštenja čini to kroz sljedeća dva elementa:
1. Trenutačno stanje,
2. Sljedeće potrebne aktivnosti.
 
Svaki sudionik mora obvezno imati pisanu pripremu za sastanak. To se radi tako da obveznik izvješćivanja ima predložak (kontrolnik) o kojim elementima se daje izvješće.
 
Izrada kontrolnika je proces koji traje dok se ne postigne učinkovito izvješćivanje koje će davati cjelovitu sliku predmetne problematike.

3. Obvezno strukturiranje donesenih odluka
 
Sve što nije zapisano, neće se dogoditi!
 
Ako odluke sa sastanka nisu cjelovito opisane, svatko će ih tumačiti na svoj način (objektivno jer ne shvaća o čemu se radi ili subjektivno zbog osobnog interesa) i provedba je neizvjesna uz veliku vjerojatnost kako će doći do nerazumijevanja, nesporazuma, sukoba, …
 
Cjelovito definiranje odluke je jedino moguće uz strukturiranje pomoću sljedećih devet sastavnica:
 
1. Što? (ciljevi), 2. Zašto? (razlozi za promjenu), 3. Kako? (procedure), 4. S čime? (resursi), 5. Tko? (sudionici), 6. Gdje? (mjesta događanja), 7. Kada? (rokovi), 8. Izvijestiti (izvješća) i 9. Nastavak? (sljedeće aktivnosti).
 
Ovaj alat se zove Osnovna pitanja i osnovni je alat za postizanje izvrsnosti primjenom Modela univerzalne izvrsnosti – MUI.

Praktikum

1. Napravite analizu stanja vaših sastanaka s obzirom na prethodno naznačena tri elementa.
2. Utvrdite koje elemente sastanka trebate popraviti (unaprijediti) s obzirom na utvrđeno stanje.
3. Unaprijedite elemente sastanka prema danim prijedlozima:
- Definirati vrijeme trajanja sastanaka: Koristiti brojač na mobitelu.
- Priprema sastanka: Izrada kontrolnika s definiranim elementima.
- Cjelovito donesene odluke: Strukturiranje odluka pomoću alata Osnovna pitanja.

Zaključak

Učinkoviti sastanci se neće dogoditi slučajno. Učinkoviti sastanci se postižu kontinuiranim i sustavnim uvođenjem promjena u njihovoj pripremi, tijeku i aktivnostima poslije sastanka. Vjerujem kako će vam dani prijedlozi poslužiti kao poticaj za daljnje aktivnosti koje će sastanke učiniti učinkovitijima, kraćima i rjeđima.

(I:poslovni-savjetnik.com)

Komentiraj


OSTALI SADRŽAJ
Želiš da i tvoja tvrtka bude na eIstra.info? Imate tvrtku u Istri? Javite nam se i budite dio poduzetničkog portala!

eIstra.info koristi kolačiće za pružanje boljeg korisničkog iskustva. Za nastavak korištenja web stranice kliknite na "Slažem se", čime se slažete sa korištenjem kolačića. Slažem se